Types de traitementsDossier multifacettes
Présence de documents
Utilisation de cases à cocher pour marquer la présence de
documents précis notamment nécessaires à l'admission (livret de
famille, attestation de couverture maladie etc.). Planification du document
Vous déclarez un document à faire ou à obtenir en fixant une
date butoir (par ex. un rapport ou un courrier). Cette date sera
reprise dans les agendas appropriés.
Scanné ou réalisé directement au format électronique, vous
pouvez déposer tout type de fichier en pièce jointe (Projet de
l'Enfant, ordonnance de placement etc.).
Générateur d'états
Vous générez automatiquement un formulaire PDF éditable au
contenu prédéfini (par ex. attestation de présence). Le fichier
se remplit automatiquement avec les données de l'usager
concerné. Comptes-rendus et piéces jointesProtection de l'enfance
Avec Variation, vous déclarez voire archivez tous les documents relatifs à vos usagers (rapport de synthèse, P.P.A., rapport d’incident etc.). Selon les droits d’accès, ces informations seront consultables sur diverses listes par vos collègues.
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Principe de fonctionnement
Les documents sont classés selon une nomenclature précise
et spécialement adaptée à votre établissement : par
thématique (par ex. « Mesure de placement ») puis par type
(par ex. « Ordonnance de placement »). Vous pouvez
déclarer un document à faire (par ex. échéance de rapport)
puis compléter l’information une fois le document établi.
Si nécessaire, vous pouvez archiver le fichier
électronique sur le serveur ou vous limiter à la
déclaration de son existence (par ex. pour une
autorisation de sortie). |
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Exemple
Un usager est pris en charge dans le groupe des
"petits". Le chef de service signale un rapport ASE
à remettre en le planifiant dans l’agenda de l’usager.
L’éducateur référent, voit le document à préparer
apparaitre dans l’agenda de l’usager. Une fois le
rapport fini et validé, la secrétaire ouvre à nouveau le
document, change son statut en « existant » et archive le
fichier PDF réalisé dans le dossier de l’usager. Ce
nouveau fichier sera consultable par tous les utilisateurs
autorisés. |
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